車両管理とは？基礎知識からおすすめの車両管理システムまで徹底解説

車両管理を効率よく行うにはどうすればいいのか、頭を悩ませているご担当者も多いのではないでしょうか？本記事では、車両管理の概要やポイント、おすすめの車両管理システムなどについてわかりやすく解説します。車両管理の全体像を把握して、自社の車両管理へ活かせるようにしましょう。

車両管理とは

車両管理とは、企業が所有する車両を管理する業務全般のことです。車両には自社で保有する社用車だけではなく、リース契約の車両も含まれます。

車両管理の目的は、企業の車両に関する情報を一元化し、管理コストの削減と業務の効率化、事故の予防などを行うことです。業務内容は車両情報の管理だけを行えばいいのかというと、そうではありません。具体的には、車両とドライバーの情報管理や運行管理、車両台数の最適化など多岐に渡ります。

2022年4月からは、アルコールチェック業務が白ナンバー事業者においても義務化（※）となったことにより、車両管理の必要性はますます高まってきているといえるでしょう。

（※）安全運転管理者による運転者の運転前後の酒気帯びの有無について、目視等での確認と1年間の記録保存が義務づけられています。なお、2022年10月1日から開始予定だったアルコール検知器を用いた酒気帯び確認の義務化ですが、当分の間延期されることとなりました。

延期となった主な理由は、半導体不足に伴うアルコール検知器の不足です。しかし、半導体の供給が安定すれば、今後またアルコール検知器を用いたチェックの義務化に舵を切る可能性があります。そうした状況になっても慌てずに済むよう、車両管理の準備を今から整えておくようにしましょう。

車両管理が必要な3つの理由

車両管理はなぜ必要なのでしょうか？主な3つの理由について説明します。

企業・従業員・第三者の安全を守る

一つ目の理由は、企業・従業員・第三者の安全を守るためです。

車両の整備不良による事故や従業員の過労による事故など、残念ながら毎年ニュースなどで目にすることがあるかと思います。事故に遭われてしまった相手の方はもちろんですが、事故を起こしてしまった従業員が受ける身体的・精神的なダメージは計り知れません。また、従業員の雇い主である企業にもその責任の一端があり、車両管理は企業としての信用問題にも関わってくる大きな問題となります。そのため、日頃から車両管理を徹底し、こうしたリスクを極力減らしていくことが重要となります。

車両関係の費用を最適化する

二つ目は、車両関係の費用を最適化するためです。

車両管理を行うことで、以下のような効果が期待されます。

• 適切なメンテナンスが行われることで、車両維持費を抑えられる
• 安全運転が徹底され、事故や保険にかかる費用が安く済む
• 従業員の営業ルートの最適化や配送人員・シフトの見直しによるガソリン代の削減
• 社有車の必要台数の見直しや、定期的な保険の見直しによるコストカット　など

企業の法的責任を果たす

三つ目は、企業の法的責任を果たすためです。

万が一自社のドライバーが交通事故を起こしてしまった場合、ドライバー自身が損害賠償責任を負うことになります。そして、雇用主である企業にも、民法第715条に基づいて損害賠償責任が問われることになるのです。

この法律の中で注目すべき点は、「ただし、使用者が被用者の選任及びその事業の監督について相当の注意をしたとき、または相当の注意をしても損害が生ずべきであったときは、この限りでない」と記載されていることです。つまり、使用者が日頃から車両管理業務を行い、ドライバーへの教育を徹底していた場合は、企業の損害賠償責任の割合が軽減されると解釈することができます。

車両管理をすることで、従業員の事故リスクの低減や企業のリスクマネジメントを行うことが可能となります。

車両管理業務における3つのポイント

車両管理業務を効率的に行うためには、ポイントを抑えておくことが大切です。ここでは車両管理の3つのポイントについてそれぞれ見ていきましょう。

安全運転管理者を選任する

一つ目は、安全運転管理者を選任することです。

「道路交通法施行規則」には、乗車定員11人以上の自動車1台、または乗車定員10人以下の自動車を5台以上所有している事業者は、安全運転管理者を選任しなければならないと定められています。安全運転管理者は誰でもなれるというわけではなく、以下のような一定の資格要件があります。

• 年齢が20歳以上 （営業車両を多数保有しており、副安全運転管理者を置くことが義務付けられている事業所の場合は、30歳以上）

• 運転管理の実務経験が2年以上（副安全運転管理者は20歳以上で管理経験1年以上、または運転経験3年以上）

• 過去2年以内に次のような違反行為をしていない
  • ひき逃げ
  • 無免許・無資格運転
  • 無免許運転にかかわる車両の提供・無免許運転車両への同乗
  • 酒酔い・酒気帯び運転
  • 酒酔い・酒気帯び運転にかかわった車両・酒類を提供する行為
  • 酒酔い・酒気帯び運転車両への同乗
  • 麻薬等運転
  • 過労運転
  • 放置駐車違反
  • 積載制限違反

• 公安委員会から解任命令を受けていないこと、または解任命令を受けてから2年を経過したこと

細かな資格要件があることから、安全運転管理者を選ぶ際には、候補者の違反履歴などもしっかりと確認して選任するようにしましょう。また、安全運転管理者を専任したり、変更したりしたときは、「変更日から15日以内」に自動車の使用本拠地を管轄する警察署を経由して、公安委員会に届け出なければなりません。

車両管理規程を作成する

二つ目のポイントは、車両管理規程を作成することです。

車両管理規程とは、従業員の車両利用に関して企業が運用上定めるルールのことです。

先述したように、自社のドライバーが業務中の不法行為などで第三者に損害を与えてしまった場合、企業は損害賠償責任を負う可能性があります。そうしたリスクを回避するためにも、企業は車両管理規程を作成して社用車の運用ルールの徹底と従業員への周知をしておくことが必要となります。

車両管理規程には具体的に以下のような項目を記載し、運用ルールを構築していくとよいでしょう。

• 安全運転管理者の選任について
• 車両管理台帳の作成
• 運転者台帳の作成
• 安全運転の確保
• 車両の保守点検及び整備
• 保険契約の締結
• 社用車の私的使用の禁止
• マイカーの業務使用について
• 事故時の対応　など

管理部門および車両管理責任者を明確にする

三つ目は、管理部門および車両管理責任者を明確にするということです。

いわゆる大手と呼ばれる大企業などであれば、総務部や管理部といったある決まった部門で車両を一括管理していることでしょう。

しかし、中小企業や立ち上げて間もないベンチャー企業などであれば、車両管理を本社と各営業所でそれぞれ行い、情報の統一性がとれていなかったり、車両管理責任者が明確に定まっていなかったりするケースもあります。その結果、車両管理にかける時間と手間が多くかかってしまい、無駄なコストが発生している場合があります。

こうした事態を招かないためにも、車両管理をどの部門で行うのか、誰が車両管理責任者なのかを明確にしておきましょう。

車両管理の具体的な業務内容

車両管理の業務内容は多岐に渡りますが、大きく3つに区分することができます。

業務区分	業務内容
車両の管理業務	・日常点検車検時の対応 ・自動車税の納付 ・車両保険の加入 ・ガソリンカード、ETCカード等の更新 ・異常気象時等の措置および対応　など
ドライバーの管理業務	・運転者の管理（体調管理・労務管理など） ・運行計画の作成 ・交代運転者の手配 ・運転日誌の記入 ・指導と内容確認 ・安全運転指導適性検査　など
経営上の管理業務	・各車両の稼働率の把握 ・車両台数の最適化 ・事故報告書の作成 ・車両管理台帳の作成 ・車両管理規程の見直し　など

車両管理の3つのメリット

車両管理の重要性や業務内容を理解したところで、ここからは車両管理における主なメリットを3つ把握しておきましょう。

車両情報を把握できる

一つ目は、車両情報を把握できるということです。

車両情報が把握できていれば、以下のような効果が期待できます。

• オイル交換、定期点検、車検などの時期がわかり、車両を健康な状態に保てる
• 誰がどの車両に乗っているのかがわかり、事故や盗難などにあった場合の対応がスムーズに進む
• リース契約の内容やリース期間を知ることで、リース更新時期を迎えた際、そのまま継続するのか、リースをやめるのか、それとも他社へ乗り換えるのかな、など判断しやすくなる
• 走行距離や走行ルートを調べることで、燃料代を抑えたり、最適な運行ルートを見つけることができる　　　　　　　　　　　　　　　 

安全運転の指導につなげられる　

二つ目のメリットは、安全運転の指導につなげられるということです。

日常業務で当たり前のように車両を利用していると、車両は企業からの借り物であり、何かあった場合には企業の信頼を損なってしまうという意識がどうしても薄れがちです。

そうした状況を改善する一つの方法として、両管理業務の一環として、社内で定期的に運転者への安全運転指導を行うことは有意義なことでしょう。

交通事故を予防できる

三つ目のメリットは、交通事故を予防できるということです。

日常的に車両状態を把握して車両のメンテナンスが行われていれば、車両の故障や整備不良から起こる事故を防ぐことに役立つでしょう。また、運転者の体調管理やシフト状況が把握できていれば、運転者の過労による不慮の事故も減らすことができます。

車両管理を行う2つの方法

車両管理を実際に行うにあたって、2つの方法を紹介します。

エクセルやスプレッドシートを利用する

一つの方法は、エクセルやGoogleのスプレッドシートを利用する方法です。

この方法であれば、すぐにでも無料で始めることができるのが利点となります。

パソコンに関する特別なスキルがなくても、あらかじめ車両管理台帳のテンプレートなどが用意されているので、初心者でも安心して取り掛かることができるはずです。また、データを共同編集できるため、自分だけではなく他の従業員と情報を確認したり、やり取りしたりできるのもメリットでしょう。自社で保有する車両が少ない企業には、おすすめの方法といえます。

注意すべき点としては、車両や運転者の情報などの入力、管理、更新などに人手と時間が必要になってくることです。また、人の手による作業のため、どうしてもミスが生じることがあります。また、​​企業のセキュリティレベルにもよりますが、セキュリティの面でも完全に安全とはいえない点がデメリットとなるでしょう。

車両管理システムやアプリを利用する

もう一つの方法は、車両管理システムやアプリを利用する方法です。

システムやアプリの利用の最大の強みは、車両管理に関するすべての情報を一元管理できるということです。エクセルやスプレッドシートを利用する場合に比べ、管理にかかる手間と時間を大幅に減らすことができます

例えば、ある車両の次回のオイル交換時期や車検の時期をこれまではエクセルで入力し、時期が近づくと担当車両の従業員に連絡するというようなことがあったとします。システムやアプリを導入すれば、点検時期が近づくと自動でパソコンやスマートフォンにアラートが表示され、担当従業員に通知を自動で届けたりすることが可能となるのです。

また、過去の事故履歴などもその車両情報に紐付けて、メンテナンス情報や運転手の情報と絡めながら分析するといった高度な利用もできるようになります。有料のものだけではなく、無料で利用できるシステムやアプリもあるため一度検討してみるのもよいでしょう。

車両管理システムに関するメリットは多数あるので、次項で詳しく見ていきましょう。

車両管理システムを導入する3つのメリット

車両管理システムを導入する代表的なメリットを3つ解説します。

コストを削減できる

一つ目は、コストを削減できるということです。

車両管理システムを導入することで、以下のようなコスト削減が想定されます。

• 車両管理にかけていた事務処理や事務手続きの効率化による、残業時間の抑制
• 適切な車両メンテナンスによる、修理費の削減
• 安全運転の注意喚起が促進されることで車両事故が減り、事故や保険にかける費用が減少
• 車両の稼働状況が把握できるようになり、適切な車両台数配置による車両購入費やリース費用、車両維持費のカット
• 運行ルート分析で最適なルートを見つけ、燃料代の低減
• 運行利用がわかるようになることで、従業員の私的利用の自粛
• 日報記録が自動生成されることによる、従業員の残業代の削減

業務の効率化を図れる

車両管理システム導入による二つ目のメリットは、業務の効率化を図れることです。

運行経路を例に取ると、どのルートを使うのかというのは、それぞれの従業員の経験や性格などによるところが大きいといえます。

ただし、そのルートが本当に適切で経済的かどうかというと、そうではなない場合があります。「昔からその道を使っているから」「先輩社員から教わったから」「このルートしか使ったことがないから」など、ベテランのドライバーであっても特に理由なく一定のルートを運行し続けていることがあるからです。

車両管理システムを利用すれば、取得したドライバーの走行ルートや移動時間、道路状況などを分析して、最適なルートを割り出し、効率的な運行を行うことが可能となります。また、ドライバー自身の運転による体の負担を減らしたり、残業時間を削減したりするなど、企業と従業員の両者にとってWin-Winな環境を作り出すこともできます。

生産性やサービスの向上が期待できる

三つ目のメリットは、生産性やサービスの向上が期待できるということです。

車両管理システムの機能の一つに、ドライバーのリアルタイムでの位置情報の取得があります。

この機能が活躍する場面として、バスの運行管理の現場が挙げられます。例えば、運行中の予期せぬ事故や車両トラブルなどにあった場合でも、即座に車両位置が特定できるため、近くを走行している次便のバスへ連絡を取り、乗客の乗り換えなどをスムーズに行うことができます。その結果、乗客の待ち時間のストレスを最大限減らし、サービス向上につなげることが可能になります。

また、営業の場面でよくあるのが、訪問頻度の確認に車両管理システムを役立てるという方法です。今月はどの企業に、どのくらいの頻度で訪問しているのかが一目でわかるだけでなく、適切な訪問ルートまでも導き出すことができるので、効率のいい営業活動を推進することができます。

おすすめの車両管理システム5選

様々な車両管理システムが存在しますが、そのなかでもおすすめの車両管理システムを5つお伝えします。

AI-Contact（アイ・コンタクト）モバイル

項目	概要
名称	AI-Contact（アイ・コンタクト）モバイル
提供企業	株式会社アイ・ステーション
特徴	・初期費用が無料 ・スマホで走行情報を記録するため、端末を別に買う必要がない ・運転する際にアプリを立ち上げるだけの簡単操作 ・アルコールチェックの記録管理が可能 ・一定台数の車両保有で、車両情報の入力も無料で代行してくれる
料金	月額980円（税抜）／人（年一括払いの場合）
参考URL	https://ai-contact.i-sta.co.jp/

Nauto（ナウト）

項目	概要
名称	Nauto（ナウト）
提供企業	Nauto Japan合同会社
特徴	・AIを利用した安全運行管理で事故削減やドライバーの運転習慣の改善が可能 ・日本国内で500社以上の導入企業実績 ・リスクの高いドライバーを特定したり、効果的な運転指導が行える ・無料デモが可能
料金	要問い合わせ
参考URL	https://www.nauto.co.jp/

CiEMS Report（シームス レポート）

項目	概要
名称	CiEMS Report（シームス レポート）
提供企業	株式会社スマートバリュー
特徴	・スマホアプリを活用して、運行の入力と記録が行える ・クラウド上で日報を自動的に作成できる ・ドライバー自身がアプリから車両予約が可能 ・PUSH通知やメール通知で免許証の有効期限管理をサポート ・無料トライアル有り
料金	要問い合わせ
参考URL	https://www.smartvalue.ad.jp/business/iot_platform/ciems/

KITARO（キタロー）

項目	概要
名称	KITARO（キタロー）
提供企業	株式会社アクシス
特徴	・自動車やトラック、バイクにも車両機器を搭載可能 ・日報をオンラインで簡単に作成できる ・安全評価とエコドライブ評価で、ドライバーの運転成績をランキング ・無料トライアル有り
料金	月々2,800円／台（税別）
参考URL	https://www.truck-next.com/pr/axis/

Cariot（キャリオット）

項目	概要
名称	Cariot（キャリオット）
提供企業	株式会社フレクト
特徴	・クラウド型の運行管理システムで、情報を一元化できる ・業界最高水準のリアルタイム性で車両の位置情報を取得 ・URLを発行するだけで、車の現在地や到着予定時間を共有可能 ・日報の自動生成も可能 ・無料トライアル有り
料金	要問い合わせ（申し込みは最低5台から）
参考URL	https://www.cariot.jp/

車両管理システムを導入する3つのデメリット

車両管理システムを導入するにあたって、メリットはもちろんあるのですが、気に留めていただきたい点が3つあります。

導入・運用コストがかかる

一つ目は、導入・運用コストがかかることです。

システムやアプリの導入には、より高度なものを求めるほど費用もかかってきてしまいます。できるだけ予算をかけずに導入したい場合は、無料で利用できるシステムを検討することや、実際に利用する前にデモンストーレーションを行うと良いでしょう。

ただし、無料である以上、どうしても機能や精度の面で限界があることも事実です。システムを利用することで、結果的に業務効率の改善や管理業務の負担を減らすことができるのであれば、システム導入にかかるお金を「費用」ではなく「将来への投資」と捉え、有料のシステムを使うという選択肢も持っておきましょう。

導入したシステムに依存しやすくなる

二つ目は、導入したシステムに依存しやすくなることです。

一度システムを導入すると、導入した時の事業者から変更することは心理的になかなか難しくなってしまいます。利用していて特に目立った問題がなければ、そのまま惰性的に利用するというのが自然です。その結果、他によりよいシステムがある状況でも乗り換えるという手段が取りづらくなってしまいます。

そのため、最初の導入の段階が非常に重要といえます。導入前にいくつかのシステムを実際に試したり、相見積もりを取るなどして比較、検討するのがよいでしょう。

従業員の心理的負担となる場合もある

三つ目は、従業員の負担になる場合もあるということです。

システムの導入に伴い車両の位置情報が常に把握できるようになることで、「会社から常に監視されている」と感じる従業員もなかにはいるでしょう。

こうしたネガティブな気持ちをできるだけ従業員に感じさせないようにするには、システム導入の目的を事前にしっかりと伝えることが大切です。導入することで従業員にとってもメリットがあることが伝われば、システム導入に対する理解を示してくれるはずです。

車両管理システムを選ぶ際の3つのポイント

最後に車両管理システムを選ぶ際のポイントを3つ取り上げます。自社で車両管理システムを検討する際のご参考にしてください。

自社の目的に合うか見極める

一つ目は、システムが自社の目的に合うか見極めるということです。

自社にとって何が1番必要なのか、何を実現したいのかという目的をまずは明確にしましょう。

目的を明らかにする具体的な方法としては、頭の中だけで考えるのではなく、実際に手を使って自社の問題点や課題を紙やパソコンにアウトプットするのがおすすめです。「燃料代の削減」「交通事故の防止」「リース代金の最適化」など思いつく限り出してきます。そうして、目的に優先順位をつけて絞っていけば、重視する事柄がはっきりとしてくるでしょう。その上で、自社の目的を叶えられそうな車両管理システムを比較検討することが重要です。

導入実績を参考にする

二つ目は、導入実績を参考にすることです。

現在、様々な車両管理システムがあり、どのシステムを選んだらいいのかで迷う場面があるかと思います。一つの判断材料としては、自社と同じ業界で導入事例があるかどうかということを確認するとよいでしょう。導入実績が多ければ多いほど、そのシステムに関する信頼性や安心感は大きいといえます。

導入後のサポートを確認する

三つ目は、システム導入後のサポートの有無を確認しておくことです。

導入後、いざ何かあった場合に現場に駆けつけてくれるのか、そうでない場合はメールや電話でのサポートは行っているのか、問い合わせ先の稼働曜日と時間はいつか、サポートは有料か、それとも無料なのか、などしっかりと把握しておきましょう。

また、導入コストの安さで決めたはいいが、サポートが全くなかったり、サポートのたびに割高な料金がかかるなどといったことがないよう、気になることがあれば導入前に必ず業者へ確認するようにしましょう。

まとめ

ここまで車両管理の基礎やポイント、車両管理のメリット、おすすめの車両管理システムなどについて解説してきました。

車両管理を徹底することで、車両関係の費用を最適化できたり、ドライバーとなる従業員の事故防止と安全運転指導につなげられたり、企業のリスクマネジメントを行えたりと、企業にとって様々なメリットが生まれます。

自社で車両管理をゼロから作るのも一つの手ですが、効率的かつ効果的な車両管理を行いたい場合は、今回紹介した車両管理システムを利用してもよいでしょう。ぜひ本記事を参考にして、自社に最も適した方法で車両管理を進めていきましょう。